Ghid Infiintare firma pas cu pas

Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Februarie 2012 ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 1/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Cuprins: 1Firma intre visul de implinit si cheltuieli a CHIRIA b UTILITATILE c IMPOZITELE PE SALARIU d CONTABILUL e MASINA f HAINELE g LAPTOP-UL h SITE-UL 2Ce tip de firma se potriveste mai bine afacerii tale?! a Cine poate fi microintreprindere (3% impozit pe venit) 3 Cum poti sa iti infiintezi singur firma 4 Primul salariat intr-o firma 5 Activitatea unei firme, pe scurt 1 Infiintare 2 Procurati-va registrele obligatorii 3 Daca vindeti direct catre populatie 4 Daca lucrati cu stocuri 5 Pentru tot ce cumparati 6 Asigurati-va ca utilitatile, telefonul, masina folosita, sunt trecute pe firma 7 Daca aveti primul salariat 8 Daca va scoateti ultimul salariat, depuneti declaratia 010 pentru scoaterea din evidenta 9 Daca sunteti neplatitor de TVA 10 Daca aveti activitati intracomunitare 11 Cand aveti prima livrare sau prima achizitie intracomunitara 12 Luati-va un contabil bun 13 Asigurati-va ca declaratiile fiscale sunt depuse regulat 14 Asigurati-va ca impozitele catre stat sunt platite la timp 15 La fiecare 6 luni 16 Daca ati terminat cu firma 17 Nu lasati niciodata actele la contabil mai mult de 2 luni 6 Care sunt cheltuielile deductibile intr-o firma 7 Cheltuieli deductibile limitat 8 Suspendare firma 9 Regimul de derogare fiscala pentru firmele suspendate 10 Declaratii obligatorii pentru firmele fara activitate care nu au obtinut derogare 11 Reluarea activitatii unei firme care a fost suspendata 12 Cesiunea partilor sociale 13 Majorarea de capital 14 Cum se declara un punct de lucru la Registrul Comertului si la Administratia Financiara I Formularele folosite la Registrul Comertului II Hotararea AGA III ANEXA la Hotararea AGA IV Contorul de cuvinte V Contractul de inchiriere / comodat / proprietate pentru punctul de lucru Cum aflati stadiul dosarului de la Registrul Comertului Administratia Financiara Autorizatii 15 Informatii utile despre TVA ORDIN nr 1984 din 11 mai 2011, privind stabilirea criteriilor pentru conditionarea inregistrarii in scopuri de TVA 16 Ce trebuie sa contina dosarul pentru cei care solicita inregistrarea ca platitori de TVA Inregistrarea in scopuri de TVA la depasirea plafonului de scutire Plafonul de scutire pentru intreprinderile mici ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 2/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Procedura inregistrarii in scopuri de TVA Competenta inregistrarii in scopuri de TVA Exemple privind inregistrarea in scopuri de TVA la plafon 17 Registrele fiscale obligatorii pentru firme 18 Casa de marcat 19 Cum se calculeaza impozitul pe veniturile din salariu (16%), impozitul pe profit si impozitul pe microintreprindere Impozitul pe profit 20 Cum se impoziteaza veniturile din dividende Retinerea, declararea si plata impozitului pe dividende distribuite persoanelor fizice Exceptii de la plata impozitului pe dividende 21 Afla daca firma ta este in regula Cum se scoate un certificat de atestare fiscala Ce trebuie sa contina dosarul pe care il veti depune la Administratie: 22 Reglare fisa sintetica 23 Pierderea documentelor contabile 24 Cum se sting datoriila catre Fisc Ordinea de distribuire si de stingere a obligatiilor fiscale 25 Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu asociat unic Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Etapa 2 Radierea voluntara a unei firme cu asociat unic 26 Desfiintarea (dizolvarea) unei firme cu mai multi asociati Etapa I – solicitarea desfiintarii voluntare Etapa 2 - Radierea voluntara a unei firme cu mai multi asociati Modele de formulare pe care le puteti descarca gratuit Modele editabile in format Word (doc) de descarcat Modele editabile in format Excel (xls) de descarcat Modele in format Acrobat (pdf) de descarcat Pentru registrul comertului Documente oficiale Bibliografie ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 3/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 1Firma intre visul de implinit si cheltuieli Ca sa-ti faci o firma, nu e mare lucru Problemele abea incep Vorbim aici de cei care vor sa realizeze ceva pe cont propriu si nu de cei care sunt obligati/sfatuiti de angajatori sa-si faca firma pentru a primi salariile pe firma si a scadea in acest fel cheltuielile firmei angajatoare Inainte de a infiinta propria firma, ar trebui sa stim raspunsul la urmatoarele intrebari: 1 Care ar fi cheltuielile pe care trebuie sa le iei in considerare la infiintarea unei firme? 2 Ai bani sa suporti cheltuielile unei firme timp de un an de zile? Pentru ca o firma inghite bani inainte de a incepe sa produca Banii nu vin din prima zi si nici macar din prima luna a CHIRIA Daca vei face firma acasa si vor veni acasa la tine clienti, iar din bucatarie vine miros de mancare sau vad pe hol vreun papuc aruncat sau vreo pijama nelalocul ei sau patul nefacut, poti sa-ti iei la revedere de la acel client Nici eu, personal, nu as face afaceri cu unul care ma cheama acasa In situatia asta ai doua solutii: I Iti inchiriezi un mic spatiu de birou, eventual o garsoniera pe care o mobilezi ca atare (sau poate gasesti una gata mobilata pentru activitati de birou) Cea mai mica chirie din punctul asta de vedere este in jur de 250 eur La chirie se vor adauga cheltuielile de intretinere pe care le vei plati tu si nu proprietarul Un minim pe luna este in jur de 150 lei II Renovezi casa si faci din hol o mica receptie iar una din camere va fi utilata conform unui birou Este foarte important, indiferent ce fel de activitate are firma, ca in birou sa existe: ● o biblioteca cu carti de specialitate ● cateva rafturi cu bibliorafturi in care clientul va vedea, pe cotor, scris ce reprezinta: “Furnizori imobiliare”, “Leasing” etc, astfel incat sa realizeze ca firma ta, desi una de apartament, este foarte activa ● obligatoriu cateva diplome profesionale sau de participare la anumite conferinte unde ati primit premii etc Astea vor arata cat de profesionali sunteti ● un laptop, scaner, imprimanta ● scaunul vostru neaparat sa fie unul directoral si nu unul de bucatarie – in jur de 3-400 lei b UTILITATILE ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 4/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme ● Telefon fix ● Internet ● Fax Undeva in jur de 200 lei / luna c IMPOZITELE PE SALARIU In functie de ce salariu iti treci pe cartea de munca tie sau colaboratorilor tai trebuie sa platesti impozitele aferente De exemplu, contributiile pentru cel mai mic salariu cu putinta, pe 8 ore de munca / zi, sunt de 346 lei pe luna Puteti avea contract pe 8 ore sau pe 1,2,3,4,5,6,7 ore si contributiile vor fi, aproximativ proportionale d CONTABILUL Nu face greseala sa neglijezi problema asta, pentru ca vei ajunge sa platesti amenzi si penalitati cat nu face Ia de la inceput un contabil care sa se ocupe de actele tale Un contabil bun nu va avea niciodata un tarif sub 200 lei pe luna pentru o firma mica Iar daca ai activitate, tariful va fi proportional Sa socotim deci un minim de 200 lei pe luna e MASINA Daca nu ai masina, obligatoriu trebuie sa-ti iei una Sa presupunem ca nu ai banii jos si o vei lua un leasing Costul lunar al unui leasing pentru o masina ok incepe de la minimul 500 lei pe luna (+ aproximativ 200 lei pe luna asigurarile) Nu te gandi ca poti merge la client cu RATB-ul Daca te duci cu metroul, sau RATB-ul, vei avea doar clienti mici Pentru ca un client mediu are pretentii sa ai un sediu unde sa te gaseasca si o masina din care sa cobori De ce? Un client cu bani gandeste: “Daca asta nu a fost in stare sa-si ia o masina, cum o sa aibe grija de mine si banii mei???” Masina nu este de “fitze” cum ar spune unii, dar daca ai masina te vei adresa unei anumite categorii de clienti: cei cu bani f HAINELE Nu trebuie sa fii imbracat de la Armani sau Gucci, dar hainele tale trebuie sa fie de bun gust Daca nu ai, neaparat cumpara ceva rezonabil – garderoba minima va fi de aproximativ 1000 lei, incluzand: pantofi, pantaloni, 2 sacouri minim, 3-4 camasi, cel putin 3 cravate g LAPTOP-UL Nu trebuie sa-ti lipseasca ori de cate ori mergi la client Il vei scoate la el si chiar daca nu ai treaba, intra macar pe un site de internet si prefa-te preocupat Lumea are senzatia ca o persoana care sta in spatele unui laptop cauta chestii profesionale… Intra pe mail, da un mail, ofteaza, pastreaza tacerea Costul mediu al unui laptop este de 2000 lei Obligatoriu trebuie sa ai si internet mobil de la un provider In jur de 50 lei pe luna h SITE-UL ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 5/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Indiferent de marimea firmei tale, un site este obligatoriu pentru ca si clientii sa “te vada” online Costul mediu al unui site cat de cat este de circa 200 eur, iar hostingul pentru un an de zile in jur de 100 eur Daca un client te cauta si nu te gaseste online, pentru el vei fi doar unul care ii poate da “teapa” oricand Calculeaza toate aceste costuri pentru un an de zile si mai adauga 30% procent de risc pentru probleme neidentificate Si daca ai banii acestia disponibili, atunci da-i drumul! Daca nu ai acesti bani nu te lasa descurajat Intrebarile enumerate mai sus si costurile estimate atasate lor au menirea de a te preveni, nu de a te descuraja Daca nu ai bani gheata la inceput este important sa te gandesti si sa gasesti solutii de a suplini lipsa lor Nu uita ca banii sunt necesari dar nu suficienti Cu ei vei putea incepe dar idee afacerii tale va trebui sa fie inima care sa impinga totul spre succes Sunt nenumarate exemple de firme mari care au pornit fara nici un capital initial Daca firma ta va ajunge in incapacitate de plata si apoi la faliment nu va fi din cauza lipsei banilor la inceput Este mult mai important sa iti urmezi visul si sa lupti cu rutina si plictiseala anilor ce vor veni ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 6/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 2Ce tip de firma se potriveste mai bine afacerii tale?! Din pacate, lumea nu face deosebirea dintre juridic si fiscal si atunci toti cred ca dupa ce ridica actele de firma nou infiintata nu mai trebuie sa faca nimic Nimic mai fals si in capcana asta pica peste 80% dintre micii intreprinzatori Si cand afla rezultatele se supara si dau vina pe avocat: “Pai avocatul care a infiintat firma nu mi-a spus…” Cum sa-i spuna avocatul ceva din domeniu fiscal cand ei garanteaza doar pentru partea juridica in care sunt specializati? Este ca si cum eu, ca si Expert Contabil, decid intr-o zi ca daca citesc pe Internet cateva sfaturi si-mi cumpar un scaun stomatologic cu siguranta voi putea sa fac si stomatologie, nu doar fiscalitate si contabilitate Dar sa trecem peste asta si sa vedem la ce trebuie sa fie atent micul intreprinzator care isi face firma sau care apeleaza la un avocat sa-i faca 1 In primul rand trebuie sa stie daca firma lui va fi platitoare de impozit pe profit sau platitoare de impozit pe venit Asta se alege inca din stadiul de Registru si ceea ce bifezi acolo e bun bifat a Daca ai ales platitoare de impozit pe venit, trebuie sa stii ca de la data emiterii certificatului de inmatriculare – acea foaie albastra cu datele firmei – ai fix 60 de zile calendaristice ca sa iti angajezi salariat Daca trec cele 60 de zile si nu ai salariat, pierzi calitatea de platitor de impozit pe venit Sa presupunem ca esti in intervalul celor 60 de zile si iti iei salariat Ca sa ii poti face singur contract de munca, va trebui mai intai sa-l inscrii in Revisal cu o zi INAINTE sa inceapa activitatea Asta presupune sa mergi la Inspectoratul Teritorial de Munca de care apartii si sa depui o hartie prin care anunti ca societatea ta te imputerniceste pe tine (sau cine e administrator) sa opereze in Revisal Nu ai voie sa faci contract cu data anterioara inregistrarii in Revisal Daca nu te descurci cu Revisalul mai bine te adresezi unei firme de contabilitate sau de resurse umane strict pentru operatia asta (sau chiar pentru mai multe) Dupa ce ti-ai luat salariat, intr-un interval de 30 de zile trebuie sa depui la administratia financiara declaratia 010 pentru luarea in evidenta ca platitor de contributii Daca omiti, esti bun de amenda Tot aici, intr-un interval de 30 de zile trebuie sa ajungi la Administratia Financiara si sa depui 010 pentru luarea in evidenta si pentru determinarea perioadei fiscale – de regula trimestrul, dar daca nu o vei face tu vei fi trecut automat la perioada fiscala lunara Si ghici… daca vrei sa modifici, trebuie sa depui 010 Si cum ai intarziat… ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 7/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme b Daca ai ales platitoare de impozit pe profit singurul lucru pe care trebuie sa-l faci in primele 30 de zile este sa depui 010 la Administratia Financiara pentru luarea in evidenta si pentru stabilirea perioadei fiscale – de obicei trimestrul 2 Trebuie sa-ti cumperi neaparat Registru Unic de Control Se da ca termen tot 30 de zile dar de multe ori Administratiile inchid ochii pentru ca nici ele nu au intotdeauna sa va puna la dispozitie registrele Dar sunt obligatorii Ai nevoie de copie de pe CUI, copie de pe cartea ta de identitate, banii pentru Registru si o cerere care nu este tipizata ci o poate face oricine Uneori ti se cere si copie de pe hotararea judecatoreasca de infiintare si dupa Certificatul Constatator care ti se da cand ridici actele de infiintare 3 Daca esti platitor de impozit pe profit, pe langa Registrul Unic de Control trebuie sa cumperi si Registrul de Evidenta Fiscala Tot de la Administratie Trebuie sa ai la tine copie de pe CUI, copie de pe cartea ta de identitate, banii pentru Registru – in jur de 80 de lei – si o cerere care nu este tipizata ci o poate face oricine Uneori ti se cere si copie de pe hotararea judecatoreasca de infiintare si dupa Certificatul Constatator care ti se da cand ridici actele de infiintare 4 Ca sa te inregistrezi ca platitor de TVA trebuie sa depui un dosar special la Administratia Financiara 5 Ca sa functioneze bine, firma ta are nevoie de un plan de afaceri, chiar si rudimentar si de un contabil bun – daca vei avea activitate serioasa Nu cauta un contabil ieftin, pentru ca vei primi atat cat platesti Nu cauta un contabil scump, pentru ca onorariul mare nu inseamna ca se va ocupa special de tine Cauta un contabil bun si plateste-l pentru ceea ce face Nu accepta sa lucrezi la negru, chiar daca platesti mai putin Pentru ca lucrand la negru, greselile din contabilitate ti le vei asuma tacit intrucat nu ai un contract in baza caruia sa tragi la raspundere pe cel care a gresit – daca a gresit 6 Daca dupa un an de zile firma ta este pe pierdere, inseamna ca undeva gresesti Nu mai trage de firma sa o salvezi, pentru ca risti sa te duci si mai jos, sa creasca datoriile la stat, la furnizori etc E adevarat, in primele 6 luni vei scoate bani din buzunar ca sa platesti totul, dar dupa un an de zile veniturile din firma ar trebui sa fie suficiente pentru ca firma sa se auto-intretina si chiar sa-ti aduca un mic profit Daca tu si dupa un an esti pe pierdere si nu te apropii macar de “zero”, inchide si fa altceva Nu-ti mai pierde timpul cu ceva care nu produce ci doar consuma a Cine poate fi microintreprindere (3% impozit pe venit) Persoanele juridice romane care la 31 decembrie 2011 indeplinesc conditiile de a fi microintreprinderi pot opta pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor incepand cu anul 2012, daca nu au mai fost platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor Conditia de a “nu mai fi fost platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor” se refera la statutul reglementat de Titlul IV indice 1 din Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, aplicabil incepand cu 1 ianuarie 2011, fara a lua in considerare statutul de microintreprindere detinut potrivit legislatiei in vigoare pana la 31 decembrie 2009 Optiunea este definitiva pentru anul fiscal respectiv Persoanele juridice romane platitoare de impozit pe profit comunica organelor fiscale teritoriale optiunea pentru plata impozitului pe veniturile microintreprinderilor prin depunerea formularului 010 “Declaratie de inregistrare fiscala/de mentiuni pentru persoane juridice, asociatii familiale si asociatii fara personalitate juridica” Microintreprinderile nu vor mai aplica acest sistem de impunere incepand cu anul fiscal urmator anului in care nu mai indeplinesc una dintre conditiile prevazute la art 112 indice 1 din Codul Fiscal, cu ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 8/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme modificarile si completarile ulterioare, respectiv: ● realizeaza venituri, altele decat cele din activitati desfasurate in domeniul bancar, in domeniile asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital, in domeniile jocurilor de noroc, consultantei si managementului ● au de la 1 pana la 9 salariati inclusiv ● au realizat venituri care nu au depasit echivalentul in lei al 100000 euro ● capitalul social al acestora este detinut de persoane, altele decat statul si autoritatile locale In cazul in care, in cursul anului fiscal, una dintre conditiile referitoare la numarul de salariati sau detinerea capitalului social de alte persoane decat statul si autoritatile locale nu mai este indeplinita, firma va ramane microintreprindere pana la sfarsitul anului, urmand ca, de la 1 ianuarie a anului urmator sa devina firma platitoare de impozit pe profit Atentie, se va depune declaratia 010 pentru schimbarea sistemului de impunere In situatia in care, in cursul anului fiscal, conditia referitoare la realizarea de venituri sub echivalentul in lei al plafonului de 100000 euro nu mai este indeplinita, microintreprinderea datoreaza impozit pe profit incepand cu trimestrul in care s-a depasit limita Microintreprinderile care in cursul unui trimestru al anului fiscal incep sa realizeze venituri din activitati desfasurate in domeniul bancar, in domeniile asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital, in domeniile jocurilor de noroc, consultantei si managementului, datoreaza impozit pe profit incepand cu trimestrul respectiv ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 9/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 3 Cum poti sa iti infiintezi singur firma Vrei sa-ti infiintezi o firma fara sa apelezi la un avocat sau jurist? Urmeaza pasii de mai jos si depune singur actele Documentele necesare pentru inregistrarea in Registrul Comertului, inregistrarea fiscala si autorizarea functionarii SNC (societati in nume colectiv), in SCS (societati in comandita simpla) si SRL (societati cu raspundere limitata) 1 Cererea de inregistrare in 2 exemplare 2 Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii firmei (original) Procedura este simpla Aveti nevoie de o copie de pe cartea voastra de identitate si de cererea de rezervare pe care o veti completa Platiti taxa de 64 lei la casieria Registrului Comertului (tarif la data de 27 septembrie 2011), apoi toate 3 le depuneti la “Rezervare denumire firma”, la etajul I al Registrului, in capatul opus celui pe unde intra publicul Daca nu solicitati rezervarea pentru voi, aveti nevoie de copie de pe buletinul solicitantului si de imputernicire notariala sau avocatiala ca reprezentati acea persoana Dureaza in jur de 30 de minute Pentru ca lucrurile sa mearga bine, trebuie ca numele ales de voi sa fie foarte ciudat sau, daca e un nume relativ simplu, sa fie intr-o combinatie care nu mai exista la ora actuala Recomandabil sa alegeti o denumire formata din 3 nume De exemplu: Escu Consulting Properties SRL Dupe ce ati ridicat hartia care va rezerva denumirea firmei, aceasta este valabila timp de 2 ani, timp in care puteti inregistra societatea 3 Daca este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevazut de art 39 din Legea nr 26/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (original); 4 Calitatea de asociat unic se va verifica pe loc la Registrul Comertului Este foarte important ca declaratia de asociat unic poate fi data si sub semnatura privata, fara stampila de notar sau avocat, in fata reprezentantului de la registrul Comertului 5 Actul constitutiv (original), semnat pe fiecare pagina Actul Constitutiv trebuie sa contina clauzele prevazute de art 7 din Legea nr 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, inclusiv precizarea domeniului si a activitatii principale Toate activitatile inscrise in actul constitutiv vor fi codificate conform Nomenclatorului CAEN actualizat prin Ordinul nr 337/2007 al Presedintelui Institutului National de Statistica, iar obiectul de activitate se va exprima prin clase CAEN de patru cifre pentru activitati Actul constitutiv va avea forma autentica pentru SNC si SCS In cazul SRL, forma autentica este obligatorie daca printre bunurile subscrise ca aport in natura la capitalul social se afla un teren, in celelalte cazuri fiind suficienta darea de data certa, acordata, in conditiile legii, de catre notarul public sau de catre serviciul de asistenta din cadrul ONRC, atestarea de catre avocat in conditiile Legii nr 51/1995 modificata sau incheierea actului sub semnatura privata 6 Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, inregistrat ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 10/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme la administratia financiara in circumscriptia careia se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social si/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciara in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vanzare-cumparare, contract de donatie in forma autentica, certificat de mostenitor, act notarial de iesire din indiviziune sau de delimitare a proprietatii, hotarare judecatoreasca definitiva privind proprietatea sau folosinta/uzufructul, hotararea judecatoreasca definitiva de iesire din indiviziune, proces verbal de receptie a constructiei, act de adjudecare a imobilului vandut in cadrul executarii silite, contract de schimb, contract de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de subinchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de concesiune, contract de leasing imobiliar (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de comodat (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de uz (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), contract de uzufruct (inregistrat la Administratia Finantelor Publice), certificat de rol fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului Extrasul de carte funciara si certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun in original, celelalte documente urmand a fi depuse in copie certificata de parte sau in copie legalizata 7 Certificatul emis de administratia financiara competenta, care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit Certificatul si adeverinta de sediu le va solicita Registrul Comertului, in baza documentelor depuse la dosar si a unei cereri speciale numita Cerere de inregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social Aveti nevoie de 2 timbre fiscale de cate 2 lei Din 06022012, punctele 6 si 7 respectiv adeverinta de sediu social si certificatul pot fi obtinute direct prin Registrul Comertului, prin depunerea unei solicitari speciale in acest sens, direct la dosarul de mentiuni Timbrele fiscale sunt necesare aici 8 Declaratia pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, in cazul in care, din certificatul emis potrivit pct 7 rezulta ca sunt deja inregistrate la administratia financiara alte documente care atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social 9 Daca este cazul, avizul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu regim de locuinta, prevazut de Legea nr 230/2007 (completat pe formular-tip, original) 10 Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor subscrise de asociati la capitalul social (copii), respectiv depunerea la banca a capitalului social pentru constituirea unei firme Pentru depunerea de capital social trebuie sa va alegeti o banca La banca aveti nevoie de copii (si original spre confruntare) de pe urmatoarele documente: Act Constitutiv, Declaratia de asociat, Declaratia de administrator, cererea de la banca, procura (daca faceti firma pentru altcineva), copie de pe cartea de identitate, de pe adeverinta de sediu social si certificatul eliberat de Administratia Financiara pentru sediul social, contract de comodat, acte de proprietate, inchiriere, locatie etc (toate in copie), rezervarea de nume 11 Actele privind proprietatea pentru aporturile in natura subscrise si varsate la constituire; in cazul in care printre acestea se afla si imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate 12 Declaratiile date pe propria raspundere, dupa caz, de catre fondatori/ administratori/ cenzori sau persoane fizice reprezentante ale persoanei juridice numiti administrator sau cenzor, din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati (original) Acestea pot fi facute in forma autentica de notarul public, in forma atestata de avocat in conditiile Legii nr 51/1995, modificata, sau cu darea de data certa prin serviciile de asistenta din cadrul ONRC 13 Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice (copie) ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 11/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 14 Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii (original) Acestea pot fi date in forma autentica la notarul public, in fata directorului ORC sau a inlocuitorului acestuia care va certifica semnatura 15 Certificatele de cazier fiscal pentru asociatii sau reprezentantii legali ai societatii comerciale, care au domiciliul/ resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau juridice straine, care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania sau, dupa caz, declaratia autentica pe propria raspundere a persoanei fizice cetatean strain in nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in Romania din care sa rezulte ca nu are datorii fiscale, in original si, dupa caz, traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public 16 Declaratia-tip pe propria raspundere semnata de asociati sau de administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca: ● persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare, activitatile declarate pe o perioada de maximum 3 ani ● persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii pentru activitatile precizate in declaratia-tip 17 Daca este cazul: ● actele de inregistrare ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor persoane juridice romane (copie certificata) sau straine, original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● hotararea organului statutar privind participarea la constituirea societatii a fondatorilor persoane juridice romane (copie certificata) sau straine (original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● mandatul pentru persoana abilitata sa semneze actul constitutiv in numele si pe seama fondatorului persoana juridica romana (copie certificata) sau straina (original si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public); ● certificatul de bonitate a persoanelor juridice nerezidente care participa la constituirea unei societati comerciale, emis de o banca sau de camera de comert competenta din tara de nationalitate (original si copie tradusa); ● avizele prealabile prevazute de legile speciale (copie); ● imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original) 18 Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● taxele de registru; ● tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a In cazul SRL constituite cu asociat unic daca exista aporturi in natura se solicita, in prealabil, numirea de catre directorul Oficiului Registrului Comertului de pe langa tribunal si/sau persoana sau persoanele desemnate a unui expert contabil pentru evaluarea acestora Cererea se depune la Oficiul Registrului Comertului cu plata taxei de registru Este bine de stiut ca, in conformitate cu prevederile art 17 alin (2) din Legea nr 31/1990, republicata, astfel cum a fost modificata prin OUG nr 54/2010 privind unele masuri pentru combaterea evaziunii fiscale, la acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati numai daca imobilul, prin structura lui, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate Numarul societatilor comerciale ce functioneaza intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare Toate copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea (conform cu originalul, nume, prenume si semnatura) ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 12/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Pentru persoanele fizice sau juridice nerezidente, actele se depun in original sau copile certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura trebuie sa fie legalizata de un notar public In cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/ acorduri care prevad scutirea de supralegalizare ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 13/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 4 Primul salariat intr-o firma Sa presupunem ca ai firma si vrei sa iei primul salariat Bineinteles, decizia cea mai buna este sa ai un contabil care stie sa-si faca treaba si care sa te scuteasca de drumuri Dar chiar si asa, trebuie sa stii care sunt pasii, pentru ca un administrator de firma care semneaza tot ce i se pune in fata dar nu stie despre ce e vorba… 1 Primul pas este sa gasesti salariatul si sa vezi care este salariul minim obligatoriu in perioada respectiva – in ultimii ani s-a schimbat de cateva ori Salariul pe care i-l vei da trebuie sa fie cel putin egal cu salariul minim obligatoriu 2 Inainte sa-I faci contract, il inregistrezi in REVISAL Inregistrarea in Revisal se face cu o zi (minim) inainte ca salariatul sa-si inceapa activitatea Proceduri pentru solicitarea si obtinerea parolei pentru transmiterea online a registrului conform HG nr 500/2011 a Obtinerea parolei de catre angajatori se face la sediul ITM in raza teritoriala unde au sediul sau domiciliul Parola se obtine in urma prezentarii urmatoarelor documente: 1 solicitarea scrisa pentru eliberarea parolei; 2 imputernicire semnata si stampilata de angajator, in cazul in care persoana care solicita obtinerea parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului; 3 copia certificatului de inmatriculare al angajatorului; 4 copia actului de identitate al persoanei imputernicite b Obtinerea parolei de catre unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor (sucursale, agentii, etc) se face la sediul ITM in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, in baza prezentarii urmatoarelor documente: 1 solicitarea scrisa pentru eliberarea parolei (model anexat); 2 imputernicire semnata si stampilata de reprezentantul legal al unitatii fara personalitate juridica, in cazul in care persoana care solicita obtinerea parolei este alta decat reprezentantul legal al unitatii; 3 copia certificatului de inmatriculare al angajatorului; 4 copia certificatului fiscal al unitatii fara personalitate juridica; 5 copia actului de identitate al persoanei imputernicite; 6 copia delegarii de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca; 7 copia delegarii de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic Registrul se intocmeste utilizand dupa caz aplicatia Revisal sau orice alta aplicatie pentru gestiunea salariatilor, conform Hotararii Guvernului nr 500/2011, si trebuie transmis catre inspectoratul teritorial de ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 14/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme munca, conform Ordinului Ministrului Muncii Familiei si Protectiei Sociale nr 1918/2011 c Ai grija ca salariatul tau sa semneze urmatoarele documente: 1 Ca nu mai este angajat si la alta firma sau, daca mai este angajat si in alta parte, sa semneze, pe propria raspundere ca mai lucreaza si la firma _______, unde presteaza o activitate de X ore pe zi 2 O solicitare de angajare adresata administratorului de societate 3 O declaratie prin care spune ca medicul lui de familie apartine de Casa de Sanatate_____ Fiecare medic de familie are contract cu o anumita casa de sanatate 4 O declaratie ca are sau nu minori sau alte persoane in intretinere Daca are, va trece numele si varsta si va aduce copie de pe documentul justificativ pe care voi trebuie sa-l confruntati cu originalul 5 Obligatoriu trebuie sa semneze fisa postului, protectia muncii si sa iti aduca fisa medicala pentru postul pe care il va ocupa, completata de cabinetul de medicina muncii cu care firma ta are (si daca nu are, trebuie sa-si faca) contract de prestari servicii 6 Contractul Individual de Munca 7 Apoi trebuie sa te asiguri ca lunar vei avea fisa de pontaj semnata de angajat Fisa de pontaj o poate face oricine sub forma unui tabel in care sunt trecute numele persoanei, zilele din luna, ora sosirii la birou si ora plecarii si semnatura salariatului Dupa ce ai contractul, semnat pe fiecare pagina in parte si de tine si de angajat – au existat discutii ca se inlocuiau paginile si ca ramanea doar ultima pagina cu semnatura – cu o copie mergi la Administratia Financiara, completezi declaratia 010 in 2 exemplare, la una anexezi copia de pe contract si o lasi acolo, iar pe una vei obtine viza administratiei ca ai depus declaratia de luare in evidenta ca platitor de contributii pe salariu La declaratia 010 poti face optiunea sa depui lunar sau trimestrial declaratia 112 Dupa ce inregistrezi 010 va trebui sa ai grija ca lunar (sau trimestrial, in functie de firma) sa trimiti declaratia 112 si, fireste, sa nu uiti sa-ti platesti impozitele pentru a nu avea probleme cu Fiscul ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 15/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 5 Activitatea unei firme, pe scurt 1 Infiintare ● ● a puteti sa va infiintati ca firma platitoare pe venitul microintreprinderilor b puteti fi platitori de impozit pe profit Aveti grija ca dupa infiintare sa depuneti declaratia 010 la Administratie pentru luarea in evidenta ca platitor de impozit pe venit sau pe profit Pentru microintreprindere aveti la dispozitie 60 de zile ca sa va angajati salariat, altfel deveniti automat platitori de impozit pe profit 2 Procurati-va registrele obligatorii Registrul Unic de Control pentru toate firmele Registrul de Evidenta Fiscala pentru platitorii de impozit pe profit 3 Daca vindeti direct catre populatie Aveti grija sa va procurati casa de marcat Daca vindeti catre firme, puteti emite doar factura si chitanta In cazul in care gresiti o suma pe casa de marcat si nu mai puteti face corectie, faceti un proces verbal de constatare a erorii si depuneti-l la Registratura Administratiei Financiare 4 Daca lucrati cu stocuri Tineti evidenta lor pe NIR-uri, Fise de magazie, borderou centralizator / zi 5 Pentru tot ce cumparati Solicitati factura insotita de chitanta sau de bon de casa Nu cereti doar bon de casa, pentru ca fiscal nu aveti ce face cu el Puteti, in cel mai fericit caz, sa il introduceti la decont si sa scadeti banii din casierie Aveti grija la gradul de deductibilitate al cheltuielii facute, pentru ca nu toate cheltuielile sunt integral deductibile 6 Asigurati-va ca utilitatile, telefonul, masina folosita, sunt trecute pe firma Pentru masina puteti face un contract de comodat Nu deduceti utilitatile de pe o factura care vine pe persoana fizica, pentru ca nu stiti exact procentul De exemplu, daca aveti sediu social intr-o camera dintr-un apartament de 3 camere, daca vreti sa deduceti utilitatile venite pe persoana fizica si nu pe firma, trebuie sa faceti dovada ca acele cheltuieli corespund exact spatiului declarat la Registrul Comertului Ca sa puteti deduce acele cheltuieli trebuie sa aveti declarat intreg spatiul la Registrul Comertului si contractul de inchiriere / comodat sa prevada ca voi veti plati utilitatile Asta inseamna ca la dosarul de contabilitate trebuie sa anexati facturile si chitantele in original! Chiar si asa, nu veti putea deduce TVA-ul ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 16/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 7 Daca aveti primul salariat Inregistrati-i contractul in Revisal cu o zi inainte de inceperea activitatii, apoi declarati, in termen de 30 de zile, intrarea salariatului in firma, la Administratia Financiara, prin 010 Pentru ca o microintreprindere nou infiintata sa-si pastreze statutul trebuie sa angajeze cel putin un salariat in maxim 60 de zile de la infiintare In caz contrar pierde statutul de microintreprindere si din anul urmator va plati impozit pe profit 8 Daca va scoateti ultimul salariat din firma, depuneti declaratia 010 pentru scoaterea din evidenta Daca intarziati peste 30 de zile de la decizia de incetare a contractului de munca pentru ultimul salariat, veti plati amenda pentru nedepunerea declaratiei 010 9 Daca sunteti neplatitor de TVA Si ati depasit plafonul de 35000 eur, inregistrati-va, la timp, ca platitori de TVA Atentie la modalitatile de depasire a plafonului, pentru ca nu se calculeaza in cuantum ci ca medie lunara Aveti exemple la Exemple privind inregistrarea in scopuri de TVA la plafon 10 Daca aveti activitati intracomunitare Inregistrati-va inainte in Registrul Operatorilor Intracomunitari 11 Cand aveti prima livrare sau prima achizitie intracomunitara Inregistrati-va la Administratia Financiara cu modificarea perioadei fiscale, pentru ca de luna urmatoare perioada fiscala devine lunara in loc de trimestriala Si depuneti declaratia 390 12 Luati-va un contabil bun Platiti-l regulat si va lucra bine 13 Asigurati-va ca declaratiile fiscale sunt depuse regulat 14 Asigurati-va ca impozitele catre stat sunt platite la timp Pentru ca este pacat sa platiti dobanzi si penalitati Scoateti cel putin o data pe an Certificat de Atestare Fiscala de la Administratie ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 17/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 15 La fiecare 6 luni Solicitati de la Administratia Financiara un Certificat de Atestare Fiscala, ca sa va asigurati ca totul este ok si ca peste ani de zile nu veti plati amenzi sau altele 16 Daca ati terminat cu firma Nu o lasati asa: dizolvati-o ca sa scapati de costurile contabilitatii Pentru ca si in cazul in care nu aveti activitate sau activitatea este zero, tot trebuie sa depuneti niste declaratii fiscale si bilanturi 17 Nu lasati niciodata actele la contabil mai mult de 2 luni Tineti-le la sediul firmei sau intr-un loc de arhiva In felul acesta sunteti siguri ca, in caz de ceva, aveti toate (sau aproape toate) documentele la dispozitie ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 18/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 6 Care sunt cheltuielile deductibile intr-o firma Codul Fiscal este foarte precis din acest punct de vedere Ca sa fie deductibile, cheltuielile trebuie: ● ● ● sa fie efectuate in interesul direct al activitatii; sa corespunda unor cheltuieli efective si sa fie justificate cu documente; sa fie cuprinse in cheltuielile exercitiului financiar al anului in cursul caruia au fost platite Sunt cheltuieli deductibile, de exemplu: ● cheltuielile cu achizitionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar si marfuri; ● cheltuielile cu lucrarile executate si serviciile prestate de terti; ● cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrari si prestarea de servicii pentru clienti; ● chiria aferenta spatiului in care se desfasoara activitatea, cea aferenta utilajelor si altor instalatii utilizate in desfasurarea activitatii, in baza unui contract de inchiriere; ● dobanzile aferente creditelor bancare; ● cheltuielile cu comisioanele si cu alte servicii bancare; ● cheltuielile cu primele de asigurare care privesc imobilizarile corporale si necorporale, inclusiv pentru stocurile detinute, precum si primele de asigurare pentru asigurarea de risc profesional potrivit legii; ● cheltuielile cu primele de asigurare pentru bunurile din patrimoniul personal, cand acestea reprezinta garantie bancara pentru creditele utilizate in desfasurarea activitatii independente a contribuabilului; ● cheltuielile postale si taxele de telecomunicatii; ● cheltuielile cu energia si apa; ● cheltuielile cu transportul de bunuri si de persoane; ● cheltuieli de natura salariala; ● cheltuielile cu impozitele, taxele, altele decat impozitul pe veni/profit ● cheltuielile reprezentand contributiile pentru asigurarile sociale, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de somaj, pentru asigurarile sociale de sanatate, pentru accidente de munca si boli profesionale, precum si alte impozite obligatorii pentru firma si angajatii acesteia;; ● cheltuielile cu amortizarea, in conformitate cu reglementarile titlului II din Codul fiscal, dupa caz; ● valoarea ramasa neamortizata a bunurilor si drepturilor amortizabile instrainate, determinata prin deducerea din pretul de cumparare a amortizarii incluse pe costuri in cursul exploatarii si limitata la nivelul venitului realizat din instrainare; ● cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentand chiria (rata de leasing) in cazul contractelor de leasing operational, respectiv cheltuielile cu amortizarea si dobanzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite in conformitate cu prevederile privind operatiunile de leasing si societatile de leasing; ● cheltuielile cu pregatirea profesionala pentru contribuabili si salariatii lor; ● cheltuielile ocazionate de participarea la congrese si alte intruniri cu caracter profesional; ● cheltuielile cu functionarea si intretinerea, aferente bunurilor care fac obiectul unui contract de comodat, potrivit intelegerii din contract, pentru partea aferenta utilizarii in scopul afacerii; ● cheltuielile de delegare, detasare si deplasare, cu exceptia celor reprezentand indemnizatia de delegare, detasare in alta localitate, in tara si in strainatate, care este deductibila limitat; ● cheltuielile de reclama si publicitate reprezinta cheltuielile efectuate pentru popularizarea numelui contribuabilului, produsului sau serviciului in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare cand reclama si publicitatea se efectueaza prin mijloace proprii Se includ in categoria cheltuielilor de reclama ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 19/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vanzare, precum si alte bunuri acordate cu scopul stimularii vanzarilor ● alte cheltuieli efectuate in scopul realizarii veniturilor ● sunt cheltuieli deductibile si cele efectuate pentru intretinerea si functionarea spatiilor folosite pentru desfasurarea afacerilor chiar daca documentele sunt emise pe numele proprietarului, si nu pe numele contribuabilului ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 20/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 7 Cheltuieli deductibile limitat Nu toate cheltuielile facute de administratorul unei firme sunt complet deductibile Unele sunt doar partial deductibile, iar altele nedeductibile Daca faceti greseala sa deduceti cheltuieli nedeductibile sau partial deductibile, la un control, Fiscul va va recalcula si impozitul pe profit si penalitati de intarziere pentru cheltuielile deduse si care au micsorat baza de impozitare Sunt cheltuieli deductibile limitat, de exemplu, urmatoarele: ● cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum si pentru acordarea de burse private, conform legii, sunt deductibile in limitele stabilite la art 48 din Legea nr 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare si in conditiile prevazute de legislatia in materie; ● cheltuielile de protocol ocazionate de acordarea unor cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii; ● cheltuieli reprezentand cotizatii platite asociatiilor profesionale si contributii profesionale obligatorii platite organizatiilor profesionale din care fac parte contribuabilii si datorate potrivit legii; ● cheltuielile reprezentand indemnizatia de delegare si detasare in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, sunt deductibile, respectiv in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice; ● cheltuielile sociale in limita unei sume stabilite prin aplicarea unei cote de pana la 2% asupra fondului de salarii realizat anual si acordate pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca, sub forma: ajutoarelor de inmormantare, ajutoarelor pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, ajutoarelor pentru bolile grave sau incurabile, inclusiv proteze, ajutoarelor pentru nastere, tichetelor de cresa acordate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, cadourilor pentru copiii minori ai salariatilor, cadourilor oferite salariatelor, contravalorii transportului la si de la locul de munca al salariatului, costului prestatiilor pentru tratament si odihna, inclusiv transportul, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora Cadourile oferite de angajatori in beneficiul copiilor minori ai angajatilor cu ocazia Pastelui, zilei de 1 iunie, Craciunului si a sarbatorilor similare ale altor culte religioase, precum si cadourile oferite angajatelor cu ocazia zilei de 8 martie sunt deductibile in masura in care valoarea cadoului oferit fiecarei persoane, cu orice ocazie dintre cele de mai sus, nu depaseste 150 lei; ● dobanzile aferente imprumuturilor de la persoane fizice si juridice, altele decat institutiile care desfasoara activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate in desfasurarea activitatii, pe baza contractului incheiat intre parti, in limita nivelului dobanzii de referinta a Bancii Nationale a Romaniei; ● cheltuieli reprezentand tichetele de masa acordate de angajator potrivit legii, precum si cheltuieli reprezentand tichetele de vacanta acordate de angajator potrivit legii ● Limita echivalentului in euro a contributiilor efectuate la fondul de pensii facultative si a primelor de asigurare voluntara de sanatate, prevazute la art 48 alin (5) lit g) si h) din Legea nr 571/ 2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, se transforma in lei la cursul mediu anual comunicat de Banca Nationala a Romaniei ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 21/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 8 Suspendare firma Daca la un moment dat realizati ca pentru moment nu mai aveti ce activitate sa desfasurati pe firma, pentru a scapa de tinerea la zi a contabilitatii e mai bine sa va suspendati activitatea pe o durata de 3 ani (este maximul posibil) Da, va costa ceva taxele de la Registrul Comertului, dar mult mai putin decat daca ati plati un contabil sa va depuna declaratiile pe zero Fireste, cand vreti sa reluati activitatea veti depune un alt dosar de reluare a activitatii Si veti plati iar o taxa de registru Documente necesare pentru inregistrarea in registrul comertului a mentiunilor privind suspendarea temporara a activitatii/reluarea activitatii societatilor comerciale: 1 Cerere de inregistrare (original) – 2 exemplare 2 Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor/actionarilor/ sau decizia asociatului unic privind suspendarea temporara a activitatii – 2 exemplare, un original si o copie Daca firma are un singur asociat (asociat unic), atunci in loc de hotarare AGA vom avea Decizie a asociatului unic, iar modelul si continutul se va respecta intocmai ca la AGA Bineinteles, atat Hotararea AGA cat si Decizia asociatului unic vor fi insotite de ANEXE si de contoarele de rigoare 3 Certificatele constatatoare emise in baza declaratiilor – tip pe propria raspundere pentru autorizarea activitatii (in original, asa cum v-au fost date – si v-au fost date de fiecare data cand ati depus vreun dosar la registrul Comertului privind autorizarea de activitati) 4 Declaratia – tip pe propria raspundere din care sa rezulte ca persoana juridica nu desfasoara la sediul social sau la sediile secundare ori in afara acestora activitatile declarate o perioada de maxim 3 ani 5 Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 6 Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● taxe de registru; ● tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a 7 Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea Adica se trece pe ele “conform cu originalul”, numele in clar, prenumele si semnatura persoanei abilitate 8 In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, se depun in original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public; in cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/acorduri care prevad scutirea de supralegalizare 9 Dosar, stampila, carte de identitate in original ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 22/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 9 Regimul de derogare fiscala pentru firmele suspendate Daca aveti o firma si nu mai desfasurati activitate pe ea si daca stiti si ca nu veti desfasura mult timp activitate, aveti 2 solutii: 1 Sa o desfiintati (sa o dizolvati) Dizolvarea este cea mai buna solutie pentru ca presupune costuri minime si scapati de durerile de cap cu depunerile fiscale periodice Dureaza in jur de 2 luni, dar in afara taxelor de Registru si a bilantului de lichidare nu aveti costuri suplimentare Plus ca scapati de povara contabilitatii si a depunerilor fiscale Numai ca daca firma are probleme, nu veti reusi sa o dizolvati si atunci va trebui sa depuneti, pe zero, toate declaratiile Atunci puteti trece la varianta urmatoare, anume suspendarea, procedeu folosit si pentru situatia in care vreti sa mai pastrati firma o perioada de timp 2 Sa o suspendati pe o perioada de maxim 3 ani Si in cazul suspendarii aveti doua variante Daca firma are datorii la stat, pe toata durata suspendarii sunteti obligati sa depuneti toate declaratiile fiscale, inclusiv bilantul, pe zero Atentie, multi confunda declaratia de inactivitate cu bilantul pe zero Declaratia de inactivitate poate fi depusa doar daca firma nu a avut niciodata activitate Daca ea a avut activitate, va depune bilant pana la desfiintarea ei, chiar daca activitatea este zero Daca insa sunteti printre cei care si-au tinut datoriile catre stat sub control, trebuie sa stiti ca fiscul va ofera regimul derogatoriu pentru declaratiile fiscale De fapt nu vi-l ofera fiscul ci voi aveti dreptul la el, dar trebuie sa-l solicitati Asa ca, faceti un mic dosar in care puneti copia de pe hotararea de suspendare de la Registrul Comertului, puneti ultima balanta a firmei, puneti si o delegatie si faceti o cerere prin care solicitati regimul derogator Cererea trebuie sa arate ca nu aveti salariati si ca nu aveti datorii de platit la stat Dupa ce depuneti la Administratia Financiara micul dosar, vi se va trimite raspuns scris de la Administratia Financiara Tot ce aveti de facut este ca, pana primiti raspunsul scris, sa depuneti declaratiile corespunzatoare, altfel vor fi considerate nedepuse ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 23/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 10 Declaratii obligatorii pentru firmele fara activitate care nu au obtinut derogare Daca ati obtinut derogare, obligatoriu mai este doar bilantul Daca nu aveti documentul de derogare de la Administratia Financiara trebuie sa stiti ca sunteti obligati sa depuneti declaratiile Nedepunerea acelor declaratii poate avea efecte negative asupra voastra ca administrator al societatii respective, prin amenzile corespunzatoare iar daca nu le veti plati veti avea probleme si cu cazierul fiscal Ca urmare veti depune toate declaratiile lunare, trimestriale, semestriale sau anuale, pe 0 (zero) Declaratiile care trebuie depuse sunt: Declaratia 100 Se completeaza datele exacte ale societatii si apoi se completeaza 0 (zero) fie in dreptul impozitului pe venit fie in dreptul impozitului pe profit, functie de cum este inregistrata firma Declaratia se depune pana pe data de 25 a lunii urmatoare trimestrului incheiat / lunii de raportare Exemplu: Daca suntem in luna iulie, inseamna ca s-a incheiat trimestrul II, iar declaratia se va depune pana pe 25 iulie Daca 25 pica intr-o zi de sambata sau duminica, declaratia se poate depune si luni Decont 300 (daca sunteti platitori de TVA) Decontul se completeaza si se depune fie lunar fie trimestrial fie semestrial, in functie de incadrarea fiscala Cei mai multi sunt platitori trimestriali Acestia vor depune decontul pana pe data de 25 a lunii urmatoare trimestrului incheiat Daca nu sunteti platitori de TVA nu veti depune decont Exemplu (depunere la trimestru): Daca suntem in luna iulie, inseamna ca s-a incheiat trimestrul II, iar declaratia se va depune pana pe 25 iulie Daca 25 pica intr-o zi de sambata sau duminica, declaratia se poate depune si luni Daca firma voastra este inregistrata cu depunere lunara de decont de TVA, atunci veti depune decontul in fiecare luna, pana pe 25 a lunii urmatoare Exemplu (depunere lunara) Daca suntem in septembrie, inseamna ca pana pe 25 septembrie se va depune decontul lunar aferent lunii august, iar decontul corespunzator pentru luna septembrie se va depune pana pe 25 octombrie Este important ca la completarea decontului sa aveti grija la preluarea sumelor din decontul anterior, indiferent daca este vorba despre TVA de plata (4423) sau TVA de recuperat (4424) Daca neglijati asta veti depune un decont eronat iar consecintele vor fi ca fisa sintetica de la Administratia Financiara nu va mai corespunde cu sumele din balanta voastra Deci mare atentie, cand completati un decont, va uitati in decontul anterior ca sa vedeti suma finala, pe care o treceti la rubrica corespunzatoare ei in noul decont Nu amestecati TVA de plata cu TVA de recuperat! Este foarte important sa retineti ca o firma, chiar daca nu are activitate economica, are activitate fiscala si trebuie sa depuna declaratiile la termen, chiar si pe 0 (zero) ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 24/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme Declaratia 392 Este o declaratie informativa, anuala, iar daca firma nu a avut activitate in anul anterior, declaratia 392 se va depune pe 0 (zero) Se vor completa corect datele firmei, orice greseala putand duce la neinregistrarea declaratiei si considerarea acesteia ca nedepusa Declaratia 094 (cifra de afaceri) Este o declaratie informativa, anuala, iar daca firma nu a avut activitate in anul anterior, declaratia 094 se va depune pe 0 (zero) Se vor completa corect datele firmei, orice greseala putand duce la neinregistrarea declaratiei si considerarea acesteia ca nedepusa Declaratia 101 de impozit pe profit Este anuala Daca firma voastra nu a avut activitate, in interiorul ei veti completa doar rubrica referitoare la pierderea din anii precedenti si pe care o gasiti in declaratia 101 din anul anterior celui pentru care completati voi Bilantul anual Pentru completarea unui bilant anual va recomand sa apelati la un expert contabil care stie exact cum sa-l faca pentru a nu fi respins de Administratia Financiara Daca totusi vreti sa scapati de o parte din aceste depuneri pe 0 (zero), trebuie sa suspendati firma la Registrul Comertului, apoi sa faceti o cerere de derogare la Administratia Financiara in care solicitati sa vi se aprobe regim derogatoriu de la depunerea declaratiilor Chiar si asa, va trebui sa depuneti bilantul anual, pe zero si sa fiti atenti ca Administratia va poate raspunde intr-un interval de pana la 45 de zile, timp in care este posibil sa treaca un termen de predare pentru vreo declaratie Daca termenul a trecut iar voi nu ati primit intre timp raspuns de la Administratie si ati facut greseala sa nu depuneti declaratia sau declaratiile, o sa aveti probleme In plus, trebuie sa stiti ca regimul derogatoriu vi se va aproba doar daca aveti toate declaratiile depuse si toate impozitele achitate la zi ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 25/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 11 Reluarea activitatii unei firme care a fost suspendata Ca si suspendarea activitatii, reluarea activitatii la un moment dat presupune inregistrarea dosarului de reluare la Registrul Comertului si comunicarea reluarii de activitate catre Administratia Financiara, in scris Nu va luati dupa faptul ca Registrul ar trebui sa comunice direct Administratiei Faceti hartia ca nu dureaza cine stie cat, prin care voi, in calitate de administrator al societatii X, cu sediul social… (si dati toate datele societatii care apar in Certificatul de Inregistrare), comunicati Administratiei Financiare ca incepand cu data de___ societatea mentionata si-a reluat activitatea Anexati copie de pe mentiunea de la Registrul Comertului ca ati reluat activitatea si depuneti la Registratura Administratiei: 1 exemplar la ei si unul, stampilat, la voi Ce trebuie sa contina dosarul pentru Registrul Comertului: 1 Cerere de inregistrare (original) – 2 exemplare 2 Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor/actionarilor/ sau decizia asociatului unic privind reluarea activitatii – 2 exemplare, un original si o copie Daca firma are un singur asociat (asociat unic), atunci in loc de hotarare AGA vom avea Decizie a asociatului unic Bineinteles, atat Hotararea AGA cat si Decizia asociatului unic vor fi insotite de ANEXE si de contoarele de rigoare 3 Declaratia privind desfasurarea sau nedesfasurarea activitatii la sediul social Aveti grija ca sunt 3 tipuri de declaratii foarte asemanatoare Le gasiti pe toate pe site-ul wwwonrcro, la Formulare, apoi inregistrari persoane juridice Incercati sa vedeti in care din cele 3 categorii va incadrati Daca nu va lamuriti aveti 2 solutii: fie le completati pe toate 3 ca sa scapati de o grija fie cand mergeti la Registrul Comertului intrebati la Informare Initiala care model de declaratie va trebuie si il completati pe loc, in cateva minute, pana va vine randul sa depuneti dosarul 4 Certificatul constatator emis in baza declaratiei – tip depusa la suspendarea activitatii (acest certificat vi se da o data cu mentiunea de suspendare, cand ridicati actele) 5 Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original); 6 Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale: ● ● taxe de registru; tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a 7 Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu originalele sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea Adica se trece pe ele “conform cu originalul”, numele in clar, prenumele si semnatura persoanei abilitate 8 In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, se depune in original sau copii certificate si traducerea legalizata a acestora In cazul in care aceste acte sunt acte oficiale, astfel cum sunt definite de Conventia cu privire la suprimarea cerintei legalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, acestea trebuie prezentate in forma apostilata pentru statele care au semnat sau aderat la aceasta conventie, respectiv in forma supralegalizata de celelalte state Supralegalizarea sau apostilarea documentelor nu se aplica pentru documentele intocmite in statele cu care Romania are incheiate conventii/tratate/acorduri care prevad scutirea de supralegalizare 9 Dosar, stampila, carte de identitate in original Daca firma a fost platitoare de TVA inainte de suspendare, asigurati-va ca dupa reluarea ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 26/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme activitatii codul de TVA mai este valabil Mergeti pentru asta la Administratia Financiara de care apartineti si depuneti o instiintare de reluare a activitatii (la registratura), la care anexati copie de pe mentiunea de la Registrul Comertului privind reluarea activitatii ^ Cuprins wwwfaracontabilitatero 27/58 Ghid practic pentru infiintarea, activarea si dizolvarea unei firme 12 Cesiunea partilor sociale Este o procedura complexa prin care fie o persoana isi procura o firma cu un istoric in spate si o anumita vechime fie o alta persoana scapa de o firma care o incurca – nu trebuie neaparat ca firma sa fie cu probleme, dar e bine sa va asigurati inainte de asta Cesiunea se poate face in doua feluri Pe intelesul tuturor, ea poate sa dureze in jur de 2-3 luni sau poate sa dureze maxim 10 zile Prima varianta este cesionarea catre o persoana care nu are nici o legatura cu firma Se vor urma cele 2 etape descrise aici, iar procesul legal de publicare in Monitor, de verificare si eventual de opozitie dureaza in jur de 40 de zile – nu va luati dupa alte termene pe care le gasiti pe net Pentru ca ea trebuie publicata in Monitor – se dau 15 zile Apoi se mai dau 15 zile pentru opozitia de dupa publicare Dar, la Monitor, ea nu pleaca in aceeasi zi decat prin cine stie ce noroc fantastic Se asteapta strangerea mai multor acte si trimiterea tuturor catre Monitorul oficial etc etc Deci sub 40 de zile nici nu va ganditi ca terminati Daca, totusi este urgent, puteti apela la un mic artificiu legal Vor fi 2 etape, dar ambele vor trece mai repede decat procedura concesionarii catre un tert Singura problema e ca platiti taxe de Registru de 2 ori Dar depinde cat de mult va grabiti Sa presupunem ca sunteti asociat unic si vreti sa dati societatea unui alt asociat unic Faceti o marire de capital, de aproximativ 10% din capitalul social al firmei, prin cooptarea, ca asociat a celui care va deveni asociat unic Procedura e simpla (iar actele se fac la fel daca sunt mai multi asociati, respectand modelele indicate): Va trebuie o hotarare AGA de majorare a capitalului social Cu Hotararea AGA mergeti la banca si faceti depunerea pentru majorarea capitalului social Dupa ce aveti si extrasul de banca in care scrie negru pe alb “majorare de capital social mergeti la Registrul Comertului si depuneti dosarul Etapa 1 cererea completata in 2 exemplare; Hotararea AGA de majorare a capitalului social, prin cooptarea noului asociat; Actul Constitutiv actualizat; delegatie – daca nu sunteti administratorul firmei Stampila, cartea de identitate in original, dosar cu sina Taxele de Registru pe care le veti afla dupa ce dosarul va fi preluat de un referent Contractul de cesiune prin care cedati noului asociat o cota parte din partile social